Công chứng và an toàn pháp lý

Vai trò và tầm ảnh hưởng của công chứng

PV: Với cương vị là Chủ tịch Hội công chứng TP. Hà Nội, Trưởng một văn phòng công chứng có tầm, ông có thể cho độc giả biết được những đóng góp quan trọng của VPCC đối với ngành Tư pháp và đối với xã hội thời gian qua?

Ông Chu Văn Khanh: Trước hết phải khằng định chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo tinh thần Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020 là hoàn toàn đúng đắn và phù hợp với xu thế phát triển.

Theo thống kê của Vụ Bổ trợ Tư pháp Bộ Tư pháp trên cả nước hiện nay có 505 tổ chức hành nghề công chứng trong đó có 369 Văn phòng công chứng và 136 Phòng Công chứng với tổng số hơn 900 Công chứng viên đang hành nghề. Các Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình Doanh nghiệp tư nhân (đối với văn phòng công chứng có 1 công chứng viên) hoặc Công ty hợp danh (đối với văn phòng công chứng có từ 2 công chứng viên trở lên). Mỗi văn phòng lại có một cách thức tổ chức và hoạt động riêng, tạo nên sự đa dạng trong hoạt động công chứng.. Chính vì lẽ cơ bản đó mà thời gian qua, kể từ khi Luật công chứng có hiệu lực đến nay hoạt động này có những đóng góp rất tích cực cho ngành tư pháp, cho xã hội, nhưng bên cạnh đó cũng còn bất cập cần phải có sự sửa đổi kịp thời, cho phù hợp với bản chất của nghề nghiệp cũng như phù hợp với xu thế phát triển của xã hội.

Trước khi có Luật Công chứng, các yêu cầu về công chứng hợp đồng giao dịch của các quan hệ dân sự, kinh tế và thương mại chỉ được thực hiện tại các Phòng Công chứng, là một đơn vị thuộc Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trước thuộc Trung ương. Với số lượng công chứng viên và cơ sở trang thiết bị vật chất rất hạn chế nên đã không đáp ứng được yêu cầu giải quyết việc công chứng nhanh chóng cho nhân dân, người dân phải chờ đợi rất lâu mới được giải quyết công việc của mình. Khi số lượng dân cư tăng lên, các hoạt động dân sự, kinh tế và thương mại tăng lên, nhu cầu về việc đảm bảo cho các hợp đồng, giao dịch của các quan hệ đó cũng tăng lên thì sẽ dẫn đến tình trạng quá tải, gây bức xúc cho nhân dân. Chính vì vậy việc các văn phòng công chứng đi vào hoạt động sẽ giảm tải được cho các Phòng Công chứng, đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng của nhân dân. Bên cạnh đó, Nhà nước hoàn toàn không phải đầu tư từ cơ sở vật chất đến lo lương  cho nhân viên sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho nhà nước. Và điều quan trọng hơn nữa là, xác định được công chứng là một loại dịch vụ công  nên để thu hút được khách hàng, cũng chính là để tạo ra lợi nhuận cho văn phòng thì văn phòng công chứng, mỗi nhân viên của văn phòng công chứng không ngừng nâng cao trình độ, cải tiến quy trình làm viêc, thái độ ân cần, niềm nở và chu đáo với khách hàng, làm cho khách hàng được hài lòng.

PV: Công chứng là một hoạt động đã được xã hội hóa, song công chứng lại là một trong những hoạt động bổ trợ tư pháp rất quan trọng. Ông có thể cho biết mối quan hệ giữa văn phòng công chứng với các cơ quan quản lý nhà nước trong việc đấu tranh, phòng ngừa vi phạm pháp luật và đảm bảo an toàn pháp lý ?

Ông Chu Văn Khanh: Việc đấu tranh phòng ngừa vi phạm pháp luật và đảm bảo an toàn pháp lý là nhiệm vụ rất quan trọng của các Công chứng viên, của Văn phòng công chứng. Có thể nói rằng, việc đấu tranh phòng ngừa này tương đối nhạy cảm bởi đặc thù của nghề nghiệp, đó là công chứng viên ghi nhận sự thỏa thuận của các bên trên cơ sở các quy định của pháp luật. Đối chiếu với các hoạt động của công chứng thì cơ quan công chứng có quan hệ mật thiết với các Sở Tư pháp, văn phòng đăng ký nhà đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, thuộc UBND các quận, huyện, với cơ quan thuế, với cơ quan công an, với UBND các phường, xã …

Để phòng ngừa vi phạm pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý thì Công chứng viên cần phải xác định chính xác được chủ thể tham gia vào hợp đồng giao dịch, đối tượng của hợp đồng giao dịch, mục đích giao kết hợp đồng, nội dung của thỏa thuận … Với những công chứng viên có nhiều kinh nghiệm trong hành nghề thì việc xác định giấy tờ giả mạo, xác định xem các bên giao kết hợp đồng có che dấu điều gì không, xác định người ký hợp đồng giao dịch có phải là người đó không … thì tương đối dễ dàng. Trong quá trình hoạt động, rất nhiều công chứng viên khi phát hiện ra hành vi vi phạm như giả mạo giấy tờ, ép buộc ký hợp đồng, thay người ký hợp đồng … đã thông báo kịp thời tới cơ quan công an và đã nhận được sự phối hợp rất nhanh chóng của cơ quan công an để xử lý các hành vi nêu trên. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay khi mà các đối tượng lợi dụng cơ quan công chứng để có những hành vi lừa đảo, giả mạo giấy tờ hết sức tinh vi, hay do các quy định của pháp luật còn nhiều sơ hở thì việc phối hợp với các cơ quan trên để xác minh là điều hết sức cần thiết đối với công chứng viên. Có thể nói rằng, hoạt động xác minh, phối hợp với các cơ quan trên thời gian qua chưa được thực sự chặt chẽ do thiếu cơ chế phối hợp cụ thể, mà chỉ xác minh được trên cơ sở quan hệ cá nhân. Chính vì vậy, tôi hy vọng rằng trong thời gian tới các văn phòng công chứng sẽ nhận được cơ chế phối hợp cụ thể với các cơ quan này để hoạt động xác minh, đấu tranh với các hành vi vi phạm pháp luật được hiệu quả hơn.

Đạo đức Công chứng viên

PV: Trong quá trình hoạt động gần 5 năm qua, theo ông, các văn phòng công chứng hiện nay còn tồn tại những bất cập gì? Giải pháp nào để khắc phục những bất cập?.

Ông Chu Văn Khanh: Hoạt động của các văn phòng công chứng thời gian qua còn gặp rất nhiều bất cập, về cơ bản đó là thiếu các cơ sở pháp lý để xứ lý những vấn đề mới phát sinh của văn phòng, đó là chưa có quy định cụ thể cho việc chuyển đổi mô hình văn phòng công chứng một công chứng viên sang mô hình văn phòng công chứng có từ hai công chứng viên trở lên nên tại các địa phương còn có rất nhiều lúng túng, mỗi địa phương lại có hướng dẫn khác nhau đối với thủ tục này. Thậm chí có trường hợp văn phòng công chứng có duy nhất một công chứng viên, nhưng công chứng viên này đã chết từ lâu, đến nay cơ quan quản lý vẫn chưa có hướng xử lý dứt điểm, điều này một phần ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân do chưa có cơ sở pháp lý vững chắc để cơ quan quản lý áp dụng đối với trường hợp này…

Tại các văn phòng công chứng, bên cạnh một số Công chứng viên đã có kinh nghiệm công tác tại các Phòng Công chứng thì còn một số công chứng viên thiếu kinh nghiệm về nghề. Sự thiếu kinh nghiệm đó bắt nguồn từ điều kiện bổ nhiệm Công chứng viên được quy định khá mở trong Luật Công chứng. Cụ thể là những người đã là thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, tiến sỹ luật, luật sư đã hành nghề ba năm trở lên … được miễn đào tạo nghề công chứng và miễn tập sự nghề công chứng. Điều này, khiến những người nêu trên thiếu đi một số kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết khi hành nghề công chứng khiến họ lúng túng khi mới hành nghề, thậm chí đôi khi có những sai lầm hết sức sơ đẳng khiến văn bản công chứng có nhiều sai sót, làm mất thời gian của khách hàng. Bên cạnh đó phải thấy rằng do chưa có quy hoạch cụ thể của cơ quan có thẩm quyền nên một số địa phương phát triển quá nóng số lượng văn phòng công chứng nên đã xảy ra tình trạng một số văn phòng công chứng đã có những hình thức cạnh tranh, thu hút khách hàng không phù hợp với nghề nghiệp, làm giảm đi lòng tin của người dân đối với mô hình văn phòng công chứng, làm xấu đi hình ảnh của Công chứng viên trong xã hội.

Để khắc phục được những hạn chế nêu trên trước tiên phải có những quy định chuẩn mực hơn nữa đối với hoạt động công chứng, cụ thể là phải sớm sửa đổi Luật công chứng, ban hành các hướng dẫn, quy định chi tiết với những quy định cụ thể hơn, chặt chẽ hơn về công chứng viên, về tổ chức hành nghề công chứng … ; Thứ hai là phải tăng cường hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về công chứng thông qua việc cơ quan quản lý nhà nước có những chỉ đạo, uốn nắn, xử lý kịp thời đối với những hành vi lệch lạc ảnh hưởng đến uy tín của nghề công chứng, đồng thời với việc cơ quan quản lý có những đề xuất, kiến nghị, phối hợp với các cơ quan có liên quan để tháo gỡ kịp thời những vướng mắc phục vụ nhu cầu hợp pháp, chính đáng của người dân cũng là tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng.; Thứ ba là phải tăng cường hơn nữa nhận thức của xã hội về vai trò của công chứng. Trước tiên đội ngũ công chứng viên phải có trách nhiệm tuyên truyền sâu rộng, hướng dẫn cụ thể và hành nghề một cách khoa học, chuyên nghiệp để không những người dân mà còn cả các cơ quan nhà nước cũng thấy được vị trí, vai trò của nghề công chứng đối với việc đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế và thương mại chứ hoàn toàn không phải là một thủ tục hành chính đơn thuần. Mặt khác, phải đưa ra nhận thức rằng nghề công chứng hoàn toàn không phải là một ngành nghề kinh doanh đơn thuần và đặt yếu tố doanh thu, lợi nhuận lên hàng đầu, bởi việc chạy theo lợi nhuận trước mắt, không thực hiện theo đúng quy định của pháp luật trong hoạt động công chứng sẽ để lại hậu quả khôn lường đối với xã hội, đối với an toàn pháp lý.

PV: Các sai phạm liên quan đến hoạt động công chứng phần lớn xuất phát từ Công chứng viên. Vậy theo quan điểm của cá nhân các ông, trách nhiệm nghề nghiệp và đạo đức hành nghề công chứng của Công chứng viên hiện nay được đặt ra là gì ?

Ông Chu Văn Khanh: Có thể nói Công chứng viên là trung tâm của hoạt động công chứng. Chính vì vậy, nếu có sai phạm trong hoạt động công chứng thì hầu hết thuộc về Công chứng viên bởi công chứng viên phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng giao dịch. Nếu công chứng viên nào sai phạm thì người đó hoàn toàn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với những hành vi sai phạm mà người đó đã gây ra.

Theo quy định hiện nay, thì trách nhiệm của Công chứng viên sẽ là trách nhiệm hình sự nếu cơ quan điều tra phát hiện ra sai phạm của công chứng viên có đủ cấu thành tội phạm theo quy định của bộ luật hình sự. Công chứng viên cũng có thể chịu trách nhiệm dân sự, bồi thường những thiệt hại phát sinh cho những người tham gia hợp đồng, giao dịch hoặc những người có liên quan. Bên cạnh đó, Công chứng viên có thể phải chịu trách nhiệm hành chính.

Hiện nay, các công chứng viên đang hành nghề ở Việt Nam chưa có được bản quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, nên sẽ khó có thể nói là công chứng viên nào đó có vi phạm đạo đức hành nghề công chứng. Vì vậy, chỉ chính công chứng viên đó mới xác định chính xác rằng họ có đạo đức khi hành nghề hay không. Thiết nghĩ đạo đức nghề nghiệp ở đây có thể được hiểu trước tiên là phải tôn trọng sự tối thượng của pháp luật. Không vì các quan hệ cá nhân, không vì lợi ích vật chất nào đó mà bỏ qua các quy định của pháp luật để chứng nhận các hợp đồng, giao dịch bất lợi cho một bên nào đó. Bên cạnh đó, đạo đức nghề nghiệp có thể được hiểu là việc công chứng viên không dấu những kinh nghiệm của mình, sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ các đồng nghiệp khác trong hoạt động nghề nghiệp của mình …

PV: Theo quan điểm của cá nhân ông, yếu tố nào đánh giá một Công chứng viên giỏi?

Ông Chu Văn Khanh: Các Công chứng viên được bổ nhiệm từ rất nhiều nguồn khác nhau theo quy định của Luật Công chứng, đó là Tiến sĩ Luật học, thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên, luật sư đã hành nghề từ 03 năm trở lên … Công chứng là một nghề rất đặc thù trong hoạt động bổ trợ tư pháp, đó là công chứng viên vừa là người thực hiện sự ủy quyền của nhà nước, thay mặt nhà nước để chứng nhận (lấy quyền công ra để mà làm chứng) và đảm bảo tính xác thực, đúng pháp luật cho các hợp đồng giao dịch; vừa là người hành nghề tự do và tự trang trải chi phí cho hoạt động nghề nghiệp của mình.

Thực sự mà nói thì ở Việt Nam đến nay chưa có Công chứng viên nào nhận mình là giỏi, chưa có tiêu chí nào để đánh giá một Công chứng viên là giỏi. Bởi lẽ, ở Việt Nam không có đào tạo công chứng viên hành nghề trong một lĩnh vực nhất định như công chứng viên về hôn nhân gia đình, công chứng viên về thừa kế … mà ở đây công chứng viên là phải biết tất cả các quy định liên quan đến quan hệ dân sự, kinh tế và thương mại, trong khi có thể nói là các quy định này thường xuyên bị thay đổi, không những thế ở mỗi địa phương lại có những quy định riêng nên công chứng viên không thể cập nhật hết được các quy định, các thay đổi đó. Trong thực tế, các Công chứng viên thường chia sẻ với nhau rằng chúng ta làm nhiều thế này mà vẫn không bị “vấp váp” là ăn may, bởi như chúng ta đã thấy, hoạt động công chứng chứa đựng rất nhiều rủi ro do chưa có cơ sở dữ liệu về bất động sản tập trung, chưa có cơ chế phối hợp với các cơ quan quản lý chặt chẽ và tình trạng lừa đảo diễn ra thường xuyên với giấy tờ giả và hành vi rất tinh vi …

Tôi cho rằng chúng ta hiện nay có rất nhiều công chứng viên có nhiều kinh nghiệm, tâm huyết với nghề nghiệp và được các công chứng viên khác nể trọng. Đó là công chứng viên am hiểu các quy định của pháp luật và vận dụng để xử lý tốt các tình huống phát sinh trên thực tế; đó là công chứng viên tận tâm với nghề nghiệp, say mê nghiên cứu và sằn sàng chia sẻ với các đồng nghiệp, với các thế hệ đi sau, tham mưu tốt giúp cơ quan quản lý đưa ra các chủ trương, chính sách phù hợp, thúc đẩy sự phát triển của nghề.

Chất lượng và uy tín Văn phòng công chứng

PV: Chất lượng của Công chứng viên ảnh hưởng như thế nào đối với một Văn phòng Công chứng? Theo ông một Văn phòng công chứng uy tín cần hội tụ những điều kiện và yếu tố nào?

Ông Chu Văn Khanh: Có thể nói rằng chất lượng của Công chứng viên là một yếu tố quan trọng nhất trong các yếu tố gây dựng nên uy tín của một văn phòng công chứng bởi chất lượng của công chứng viên tốt, có nghĩa là công chứng viên có kinh nghiệm, biết áp dụng phù hợp nhất các quy định của pháp luật để đưa vào văn bản công chứng, tạo nên giá trị pháp lý cao của văn bản công chứng đó; trong khi đó, nếu công chứng viên không tốt sẽ dẫn đến văn bản công chứng có nhiều sai sót, giá trị pháp lý không cao, có thể dẫn đến những tranh chấp hay gặp phải sự phản đối, trả lại của các cơ quan có liên quan trong quá trình tiếp nhận các văn bản công chứng đó, gây thiêt hại cho người tham gia giao dịch hoặc bên thứ ba.

Theo tôi, một Văn phòng Công chứng để được đánh giá là uy tín cần phải dựa trên rất nhiều yếu tố, chẳng hạn như yếu tố tuân thủ các quy định của pháp luật, ở đây được hiểu là văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, văn phòng tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến tổ chức và hoạt động của văn phòng như chấp hành đầy đủ nghĩa vụ thuế, tài chính đối với nhà nước …,; yếu tố chất lượng dịch vụ: Đó là phong cách phục vụ văn minh, lắng nghe ý kiến góp ý của khách hàng, tân tâm và tạo được sự tín nhiệm đối với khách hàng thông qua số lượng đầu việc công chứng và doanh thu cao, hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý thông tin …; yếu tố quy mô và chiến lược: Số lượng Công chứng viên lớn, các chính sách nhân sự phù hợp và tạo được động lực khuyến khích cho việc phát triển của từng bộ phận, cá nhân, tạo được điều kiện tốt để người lao đông muốn gắn bó lâu dài với văn phòng và từ đó tạo nên được định hướng phát triển bền vững;

Bên cạnh các yếu tố trên thì yếu tố trách nhiệm đối với xã hội, cộng đồng cũng cần được xem xét đến bởi không chỉ có nghề công chứng mà bất kỳ nghề nào trong xã hội cũng phải được làm trước hết bằng cái tâm, bởi cái tâm mới là thứ tạo nên tài sản không bao giờ mất. Văn phòng phải tích cực tham gia các hoạt động xã hội gây quỹ từ thiện, chia sẻ với những khó khăn mà người dân đang gặp phải … Và để có cơ sở ghi nhận một cách cụ thể, cần xem xét đến những thành tích mà văn phòng đã đạt được trong quá trình hoạt động.

PV: Theo ông, tới đây chúng ta có nên tổ chức một chương trình bình chọn, giới thiệu các Văn phòng công chứng uy tín tới cộng đồng xã hội?

Ông Chu Văn Khanh: Theo tôi ý tưởng tổ chức một chương trình bình chọn Văn phòng Công chứng Uy tín Việt Nam là rất tuyệt vời, bởi lẽ:

-    Chương trình sẽ góp phần khằng định chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước ta là hoàn toàn đúng đắn;

-    Chương trình sẽ tôn vinh được các Văn phòng Công chứng có những hoạt động xuất sắc, có nhiều đóng góp cho nghề nghiệp, cho xã hội và nhận được niềm tin từ khách hàng, thông qua đó giúp cho việc giới thiệu các văn phòng công chứng có uy tín tới đông đảo nhân dân, để từ đó nâng cao uy tín đối với các Văn phòng công chứng trong suy nghĩ của nhân dân;

-    Thông qua cuộc bình chọn các Văn phòng công chứng có được diễn đàn để trao đổi, học hỏi kinh nghiệm và từng bước nâng cao vai trò, trách nhiệm đối với cộng đồng, xã hội.

-    Hiện nay Hiệp hội Công chứng Việt Nam chưa được thành lập do chưa có đủ số lượng các Hội Công chứng của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Tôi hy vọng trong thời gian sớm nhất, các đồng nghiệp ở các tỉnh thành phố như Hồ Chí Minh, Hải Dương, Hải Phòng sẽ thành lập được tổ chức xã hội nghề nghiệp của mình.

Đức Long- Văn Thư (thực hiện)

http://phaply.net.vn